Het importeren van een CSV-document met contacten kan uitdagend zijn, in dit artikel geven we je tips om een CSV-document met contacten te importeren.
Een CSV-document is een zeer gevoelig document. Dit document moet op de juiste manier worden opgemaakt. Met deze tips geven we je de mogelijkheid om zelf aan dit document te werken en deze succesvol te importeren.
Standaard koppen
Dit zijn de standaardkoppen die gebruikt moeten worden:
De eerste rij van het CSV-bestand moet deze koppen bevatten. Als dit niet het geval is, weet ons systeem niet waar de gegeven informatie moet worden geplaatst. De volgorde van deze koppen kan niet worden gewijzigd. Als dit het geval is, kan er een probleem zijn bij het importeren van het CSV-document. Zodra je contacten gaat importeren in Saysimple wordt een sjabloon document aangeboden.
Kolommen maken
Vanuit deze koppen kun je kolommen maken. In deze video laten we zien hoe je dit kunt opzetten:
Klik op de eerste kolom > klik op de knop 'Tekst naar kolommen' in het tabblad 'Gegevens' > klik op 'Gescheiden' en klik op 'Volgende' > klik op 'Tab', 'puntkomma' en 'komma' en klik op 'Volgende'. Klik vervolgens op 'Voltooien'.
Op deze manier weet het platform welk soort informatie wordt vermeld in deze kolommen.
Verplichte kolommen
Er moeten twee verplichte kolommen in het document aanwezig zijn: de naam en ofwel het telefoonnummer of het e-mailadres van het contact.
Telefoonkolom
In de telefoonkolom moet je het telefoonnummer beginnen met een '+' gevolgd door de landcode van het land. Bijvoorbeeld, een Nederlands telefoonnummer moet beginnen met '+31'. Een Spaans telefoonnummer moet beginnen met '+34'. Zonder het '+' teken kan het telefoonnummer niet op het platform worden geüpload. Je kunt niet beginnen met het telefoonnummer met '00' of met '0'.
E-mailkolom
Zorg ervoor dat je in de e-mailkolom slechts één e-mailadres plaatst. Als je twee e-mailadressen in één cel plaatst, herkent het systeem deze e-mail niet.
Duplicaten
Het CSV-document mag geen dubbele informatie bevatten. Dit zal meestal voorkomen in de telefoonkolom. Als dit het geval is, kun je deze instructies gebruiken om de duplicaten in het document te verwijderen:
Hoe duplicaten te vinden:
Klik op de kolom 'telefoon' of 'e-mail' > klik in het tabblad 'Start' op de knop 'Voorwaardelijke opmaak' > kies de optie 'Regels voor het markeren van cellen' > vervolgens 'Dubbele waarden' > klik op de knop 'OK'. De dubbele informatie in de cellen wordt nu rood gemarkeerd.
Hoe duplicaten te verwijderen:
Klik op zowel de kolom 'telefoon' als de kolom 'e-mail' > in het tabblad 'Gegevens' klik je op de knop 'Dubbele waarden verwijderen' > klik op 'Doorgaan met huidige selectie' > klik vervolgens op 'Dubbele waarden verwijderen' > klik op 'OK'. Nu zijn alle dubbele gegevens in deze kolom verwijderd.
Aangepaste headers
Na de 'referentie'-kolom kun je je eigen koppen plaatsen. Een voorbeeld is een 'ticketnummer' of een 'ID-nummer'. Deze koppen zullen worden toegevoegd als aangepaste velden in de contactinformatie.
Maximale hoeveelheid
Het document kan maximaal 999 rijen bevatten. Technisch gezien zijn dit 1000 rijen, maar je moet ook de koprij meetellen.
CSV-bestand opslaan
Als je dit allemaal hebt gecontroleerd, moet je dit document opslaan als een CSV UTF-8 (gescheiden door komma's) (.csv) document.
Dit is om ervoor te zorgen dat speciale tekens op de juiste manier worden opgeslagen.
Als je hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via support@saysimple.com of vul het contactformulier in.