In dit artikel krijg je uitgebreid uitleg over wat er nodig is voor een smart routing regel en hoe je deze kan inzetten op je platform.
Smart routing is een functie waarmee inkomende gesprekken automatisch worden toegewezen aan een specifieke gebruiker of team. Hierdoor hoeven gebruikers niet handmatig gesprekken toe te wijzen, omdat dit automatisch gebeurt.
Smart routing regel
Je kan een smart routing regel na wens instellen maar om een goed voordeel te geven wat er mogelijk is laten legen we graag deze regel stap voor stap uit:
Bij interesse van een bepaald product moet een inkomend bericht direct naar het team 'verkoop Haarlem' gerouteerd worden en de tag 'verkoop Haarlem'.
stap voor stap
Dit zijn de stappen die gemaakt moeten worden om deze smart routing regel op te zetten:
Je gaat naar het instellingen overzicht.
Instellingen
Onder instellingen > smart routing klik je op 'regel toevoegen'
Dit is de pagina waarin je de smart routing regel gaat instellen.
Naam smart routing regel
Je begint bij de naam van deze regel. Deze naam is voor intern gebruik zodat je deze regel gemakkelijk kan terug vinden in het overzicht.
Kanaal
Vervolgens geef je aan op welk kanaal je deze regel wilt toepassen. In dit geval is dat het WhatsApp-kanaal.
Identiteiten
Onder 'Identiteiten' kan je een telefoon nummer doorgeven van een bepaalde klant. In de regel die we aan het opzetten zijn is dit niet het geval. Hierdoor laten we deze regel leeg.
contact gegevens
Onder 'contact gegevens' kan je aangeven op welke informatie de regel moet filteren. In de voorbeeld regel hebben we gekozen voor 'Stad' is 'Haarlem'.
Dit wil zeggen dat in de contact gegevens van het binnenkomend bericht moet er aangegeven staan dat de stad van het contact 'Haarlem" is. Zo zou je dit ook met een referentie kunnen doen of met een postcode.
Met het kruis icoon kan je een regel verwijderen mocht dit nodig zijn.
Template matchen
Onder 'templates matchen' kan je instellen dat de regel checkt of het laatste bericht vanuit een gebruiker een template is geweest. Met deze regel zou je bijvoorbeeld dit kunnen instellen voor een bepaald toegestuurd template een reactie hier op altijd bij een bepaald team uitkomt. Voor het voorbeeld stellen we dit niet in.
Sleutelwoorden
Onder 'sleutelwoorden' kan je instellen dat de regel zoekt naar bepaalde woorden in het binnenkomende bericht. Bij matched kan je er voor kiezen dat er op Eén woord wordt gezocht of dat het binnenkomende bericht alle woorden moet bevatten.
Voor de regel die we aan het opstellen zijn zijn de volgende sleutel woorden ingevoerd: verkoop, product, interesse.
In de laatste stap stel je in waar de conversaties naar toegestuurd dienen te worden.
Wijs toe aan
Onder 'Wijs toe aan' klik je op het drop down menu en selecteer je het juiste team. Voor deze regel is er gekozen voor het team 'verkoop Haarlem'.
Tags
Als je de conversatie een tag wilt geven kan dat onder 'tags'. Als je op het veld klikt komt er een drop down menu en kan je de juiste tag kiezen. Voor deze regel is de tag 'verkoop Haarlem' toegepast.
Samenvatting van de regel:
Naam: lead - Haarlem verkoop
Kanaal: WhatsApp kanaal
Contact gegevens: matched: Eén. Contact gegevens: Stad - is - Haarlem.
Sleutelwoorden: Matched: Eén. Sleutelwoorden: verkoop, product, interesse.
Stuur door: Wijs toe aan: team verkoop Haarlem. Tag: verkoop Haarlem.
Vergeet niet de regel op te slaan door op 'Aanmaken' te klikken.
Overzicht
In het overzicht zie je de regel terug:
Mocht je de regel toch willen aanpassen dan kan dit door op het potlood icoon te klikken. Wil je de regel geheel verwijderen dan kan dit ook.
Resultaat van de toegepaste regel
De conversatie is direct in het team 'verkoop Haarlem' gerouteerd. In de conversatie zelf zie je onder het binnenkomende bericht een regel waarin de smart routing regel wordt uitgelegd.
In de conversatie onder contactinformatie kan je terug vinden dat de tag automatisch is gekoppeld aan de conversatie.
In de conversatie zelf kan je terug vinden onder welk team deze conversatie valt. Ook kan je onder contact informatie terug vinden welke tag aan de conversatie zit. Mocht je deze tag willen verwijderen kan dit hier door op de tag te klikken.
In deze video wordt het gehele process uitgelegd voor het aanmaken van de smart routing regel.
Mochten er hier over nog vragen zijn, laat dit vooral weten door te mailen naar support@saysimple.com.